理事会は任意の組織であり、なくても違法ではありませんが、実際にはよほど小規模なマンションでないかぎりは理事会をきちんと整えることが欠かせません。そこで今回は、マンション管理組合の役員である理事あるいは理事会がどのような権限を有し、またどのような義務を負っているかを解説していきます。
マンション管理組合の理事会・理事とはどのような存在か
マンションは、その区分所有者によって構成された管理組合があり、この管理組合は建物が区分所有される場合には当然に成立する団体です。管理組合法人になっていなくても、①団体としての組織性を有しているか②多数決の原則により運営がなされているか③構成員の変更にもかかわらず団体そのものが存続するか④その組織についての代表の方法総会の運営、財産管理その団体としての主要な点が確定しているか という４要件を満たしていれば、「権利能力なき社団」として法律上の法人格が認められています。
単に法人格があるといっても、実際の業務を執り行う者がいなければその組織は活動ができません。そこで、管理組合の中でも業務執行を担うのが、理事会であるといえます。
今回の記事ではそのような理事会、そして理事会を構成する理事らがそもそもどのような存在なのか、どのような権限を持ち、何をすべきという義務を負っているのか、たとえば分譲マンションを購入し、自分も役員に選出されるかもしれないという方などが知っておくべき情報をご紹介します。
そもそもマンション管理組合とは？
管理組合の業務について
マンションの管理組合は、マンションの建物そのものや、その敷地、付属施設の管理を目的とした団体です。その業務を通じて、区分所有者の共同の利益を増進し、良好な住環境を確保するため、敷地・建物・付属施設の管理を行い、マンション内の区分所有者間の利害を調整し、管理組合という団体としての意思を決定し、その決定した事項を執行していきます。
標準管理規約などでは、管理組合の業務として、敷地や共用部分の保安・保全・保守・清掃・消毒・ごみ処理や修繕、長期修繕計画の作成などのほか、修繕積立金の運用なども行うとされています。
管理組合の業務は、その少なくない部分において、管理委託契約を結んでいる管理会社からアドバイスなどを受けて対応できていると思われますが、管理会社が対応できるのはその委託の範囲に限られるものです。住民のトラブルがあった場合などでも、最終的には管理組合自身にて対応をするほかありません。
集会の運営
管理組合の中で組織の意思決定をするために、集会（多くのマンション管理組合では、実際には「総会」と呼ばれています。）を開催し、各議題における必要議決権数等を踏まえ、区分所有者らに議決権を行使させて決議を諮ります。
そして、その集会の決議や、管理規約などによって定められた職務を遂行するのが、理事会になります。
理事会とは
区分所有法上の「役員」について
区分所有法上、管理組合法人の場合は理事や監事を必ずおくべき機関と定めておりますが、そうでない単なる管理組合の場合、役員（理事長・副理事長・理事・監事）については定めがありません。
法律上定めがないといっても、実際にはほとんどの管理組合で役員は存在しており、一般的には管理規約上で理事長をはじめとした役員の人数や職務を定め、総会で選任していると思われます。
役員（理事長・副理事長・理事・監事）の法的性質
役員らは、法律的にはどのような立場であるということになるのでしょうか。
マンション管理組合と、規約で定められた管理組合の役員との関係は、管理組合を委任者、役員を受任者とする「委任契約」であると考えられています。
委任契約の内容として、受任者である役員らは、在任中「善良な管理者の注意をもって、委任事務を処理する義務（これを「善管注意義務」といいます。）」を負っているとされ、善管注意義務に違反していた場合は、委任契約の債務不履行責任として、委任者であるマンション管理組合に対し損害賠償責任を負うことになります。
役員がどのようなことをすれば、あるいはしなければ善管注意義務違反となってしまうのかは、具体的な事情によって異なり、たとえば「他の役員が管理費・修繕積立金などを横領していることを知りながら放置していた」といった場合には義務を果たしていなかったと言われてしまいそうです。
裁判例などでは、役員の具体的な権限から注意義務を導き、取り得ることができた行動やそれによって損害を回避できたか、といった点から、善管注意義務違反か否かを判断しているようです。
理事会の運営
管理組合として意思決定するのは、通常は年１回開かれる総会（集会）だけということも多いため、日常の管理組合の業務執行は、理事長などの役員にて行います。
理事長とは
理事長は、管理組合の代表であるとともに、管理規約や使用細則、総会や理事会の決議によって定められた職務を遂行します。
副理事長とは
副理事長は、上記の理事長の補佐をし、理事長に事故があった時には理事長の職務を代行する立場です。
理事とは
理事は、理事長・副理事長の定めがある場合には、その両方を除いた構成員であって、理事会に出席し、管理規約で理事会の職務と定められた事項の検討や決議に参加することが主な業務ということになります。
これとは別に、管理規約で特定の業務、たとえば会計担当や渉外担当といった役割分担をすることもあります。
監事とは
監事は、管理組合の業務の執行、具体的には理事会や理事長の業務執行や会計状況を監査して、その監査した結果を総会に報告することを職務とします。
監事としての職務として、理事会に参加して意見を述べることもできます。
理事会全体の主たる職務
上記のとおり構成された理事会は、おおよそ以下のような業務を行うことになります。
①収支決算案、事業報告案、収支予算案及び事業計画案の決議を行うこと
②規約の変更や使用細則の制定、変更に関する案の決議をすること
③長期修繕計画の作成及び変更の決議
④専有部分の修繕に対する承認または不承認を決すること
⑤その他総会に提出する議案の決議をすること
⑥管理規約上に定める勧告や指示などをすること
⑦その他総会から付託された事項を執り行うこと
以上の業務を見ると、理事会は業務執行機関ではあるものの、総会という意思決定機関に対し、決議案を出すなどの役目も任されており、管理組合の基本的な運営方針を検討・作成する中枢機関であるといえます。
したがって、理事長や理事、監事の権限は決して小さくなく、それに伴い責任も重大といえそうです。
理事会での決議について
上記のとおり、理事会でも決議を行い、それが総会にも反映されていくことになるので、内容的にも形式的にも、適切な決議をすべきことはいうまでもありません。
理事会の議事録は、管理規約に定められていることが一般的かとは思われますが、会議の要領、経過及び結果を記載したものをきちんと作成することが重要です。
また、管理規約上で理事会の決議事項とされているものや、総会から付託された事項に対する理事会の決議は、管理組合の最終的な意思決定となるわけですから、決議の効力が区分所有者らに及ぶことになり、非常に重要な内容といえます。
したがって、理事会の議事録は議事の後になるべく早く作成し、保管することはもちろんのこと、組合員（及び決議の内容によっては当該決議の利害関係人）にも配布し、内容を知らせておく必要があります。
このようなことをしないと、そもそも理事会の決議事項の周知がなされていないということになりかねませんし、総会においても意思決定の判断材料がないということになってしまいます。
また、場合によっては理事会運営業務の重要性や継続性を明確化するということ自体が管理組合にとっては必要になってくると思われます。
役員になることの対価
上記のとおり、非常に重要な役割である管理組合の役員（理事長・副理事長・理事・監事）ですが、単に義務が生じるだけの立場なのでしょうか。
役員報酬をもらうことができるか
管理組合の役員は、非常に重要で職責もありますが、単に重要・重責というだけではなく、その職務を行うために相当の時間と労力をかけることになります。
役員はそれ専業ではないでしょうから、一般人の方が担うには荷が重いと感じるかもしれません。
役員が職務執行のために発生する費用、たとえば通信費や会場費などの実費については、「管理組合の運営上の経費」であって、管理費から支出すべきは当然であるといえますが、理事などの役員は、法律上マンション管理組合と「委任関係」にあると前述しました。「委任契約」に基づく受任者への対価というのは、当然に発生するものではなく、あらかじめ対価（役員報酬）があることを定めておく必要があります。
役員のなり手がいないといったことも考えられるところですが、マンション管理組合の財政状況にもよるところでもあり、そもそも役員報酬を設定するかどうか、その額をいくらにするかなどは、管理組合の総会で決定する必要があることは重要なポイントです。
まず総会の決議により「役員報酬」についての規定を制定して、管理規約に記載します。金額と支払い方について総会などで決議をするパターンもあれば、役員報酬額と支払い方をあらかじめ管理規約で定め明示するパターンもあります。
いずれにしても、役員の業務が大変だからと言って、役員自身がお手盛りで役員報酬として勝手にマンション管理組合に請求するということはできないので、注意が必要です。
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